Archivieren leicht gemacht

Archivieren ist etwas, mit dem sich die wenigsten Unternehmen gerne beschäftigen. Und jedes Jahr stellen sich die Fragen: Wie geht Archivieren richtig? Brauche ich Kartons oder genügen Ordner? Was ist zu beachten, welche Fristen gelten und wie kann ich verhindern, dass Akten sinnlos im Archiv verstauben?

Diese Fragen klären wir im folgenden Blogbeitrag und geben Ihnen wertvolle Tipps für ein systematisches Archivieren. Ausserdem helfen wir Ihnen zu entscheiden, welches Archivierungssystem das Beste für Sie ist.

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Die Aktenaufbewahrung gilt für alle, die im Handelsregister eingetragen sind oder die Voraussetzungen dazu erfüllen. Die nachfolgenden Akten müssen nach Gesetz 10 Jahre (nicht abschliessend) aufbewahrt werden:

Analoges Archivieren

Das analoge Archivieren ist die klassische Methode, um physische Akten zu archivieren. Obwohl die Welt der Dokumentenführung in den letzten Jahren zunehmend digitaler geworden ist, geht es an vielen Orten trotzdem nicht ohne Papier. Papier ist schliesslich nicht nur geduldig, sondern kann auch nicht gehackt werden. Über die Jahre sammelt sich entsprechend viel an. Dokumente müssen archiviert werden. Innerhalb einer Rubrik empfiehlt sich eine chronologische Abheftung. Welche Archivierungsmethode gewählt wird, ist eine Typfrage. Manche arbeiten mit Ordnern, bei anderen kommen Hängemappen oder Aktenboxen zum Einsatz. In jedem Fall braucht es in Büro einen guten Geist, der einen Überblick über das Archivieren hat. Wer sich hier ein cleveres System ausgedacht hat, kann mit einem Griff das Gewünschte in der Hand halten.

Die gängigsten Archivierungssysteme auf einen Blick

Aktenordner, Archivkartons oder Hängemappen – die Wahl des richtigen Archivierungssystems richtet sich in erster Linie danach, wie oft Sie die Dokumente benötigen:

Digitale Archivierung

Bei der digitalen oder elektronischen Archivierung handelt es sich um die dauerhafte, unveränderbare Aufbewahrung von Dokumenten, die unter die Aufbewahrungsfristen fallen.

Digitale Programme zum Archivieren gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen. Er gibt kostenlose Open-Source-Programme sowie speziell auf den Mittelstand zurechtgeschnittene Lösungen für die Archivierung. Grosse Unternehmen wie Banken und Versicherungen bevorzugen massgeschneiderte Programme, die es ermöglichen, über Tausende von Transaktionen pro Tag den Überblick zu behalten. Wer eine Software für die digitale Archivierung auswählt, muss sich fragen, welches System sich am besten in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lässt und welche weiteren Schnittstellen benötigt werden.

Archivieren in Ihrem Unternehmen ist grundsätzlich ein Thema, das Sie einem Fachmann überlassen sollten. Denn nicht nur die Einrichtung des Systems muss nach Ihren Bedürfnissen erfolgen, sondern auch die Regeln für digitales Archivieren sind komplex und umfangreich.

Empfehlungen für das Scanning und ein elektronisches Archiv

Das Scanning von Papierbelegen ist die Vorarbeit für die Archivierung. Es ist damit zu rechnen, dass Papierbelege und elektronische Belege, während einiger Zeit parallel zu verarbeiten sein werden. Der Anteil der analogen Belege wird in den nächsten Jahren jedoch sukzessive abnehmen. Folgende Empfehlungen sollten beim Scanning und einem elektronischen Archiv beachtet werden:

• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften der Geschäftsbücherverordnung GeBüV bei der Archivierung.
• Das Scannen eines Papierbelegs, zum Beispiel einer Lieferantenrechnung, muss zeitnah erfolgen, am besten beim Erhalt der Rechnung.
• Das Scannen von Einzelseiten muss ebenso möglich sein wie die Stapelverarbeitung grösserer Bestände.
• Es muss möglich sein, manuelle, halbautomatische oder automatische Verschlagwortung vorzunehmen (Tagging) sowie die Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenart.
• Eine ausgefeilte integrierte OCR-Erkennung liest die relevanten Informationen und die Kopf- und Positionsdaten aus. Dadurch wird die Volltextsuche möglich.
• Es muss möglich sein, Daten benutzerinitiiert elektronisch zu archivieren.
• Daneben muss eine effiziente automatisierte elektronische Archivierung möglich sein. Je nach Organisation des Unternehmens muss sich die Archivierung auf bestimmte Merkmale von Dateien oder Unterlagen beziehen (Dateibezeichnungen, Dateitypus, Gösse, Alter, spezielle Ordner oder Tags).
• Versionenverwaltung.
• Der Zugriff muss auf die berechtigten Personen beschränkt werden können.
• Alle autorisierten Mitarbeitenden müssen Zugriff haben.
• Jedes Dokument sollte nur einmal vorhanden sein.
• Das Archiv ist bei Einrichtung prüfen zu lassen. Auch in der Folge ist sicherzustellen, dass die Funktionen des elektronischen Archivs immer korrekt zur Verfügung stehen.

Bei der Entscheidung für eine digitale Archivierung ist es wichtig den Prozess der Unternehmensentwicklung bewusst und mit Bedacht und Rücksicht auf die bestehenden Strukturen und Menschen zu gestalten. Nur so lassen sich die Vorteile für das Unternehmen, die Mitarbeitenden und die Kunden optimal realisieren. Lassen Sie sich durch einen auf Digitalisierung spezialisierten Partner beraten. Das hilft die Risiken besser zu erkennen und die Chancen  wahrzunehmen. Bei Einrichtung eines elektronischen Archivs empfiehlt es sich, dieses auditieren zu lassen. Das hilft, die nötige Sicherheit zu gewährleisten.